A1: まず、前回開催の会議がある場合はそれを参考にし、下記の点をチェックします。

1. メイン会場の規模は十分か？
2. 必要な分科会場数を確保できるか？
3. 展示会場はあるか？（展示会場として使用できるスペースがあるか）
4. パーティー会場はあるか？（パーティー会場として使用できるスペースがあるか）
5. 宿泊施設は十分か？
6. アクセスはよいか？
7. 休憩スペースは十分か？
8. 施設管理体制はどうなっているか？（臨機応変に対応してくれるか）
9. パブリックスペース（一般市民が立ち入れる場所）は障害になっていないか？
10. 会議室間の行き来は不便でないか？
11. 搬入導線は十分か？（搬入用エレベーターの規模等）
12. 飲食はとれるか？（飲食不可の会場はあるか？）
13. その他

その上で、候補になっている会場それぞれのメリットとデメリットを整理して、関係者間で協議をして決めます。

Q2: 国際会議のアナウンスメントにはどのような内容を掲載するのですか？

A2: まず、その国際会議の母体組織等で基準があるのか、慣例があるのかを確認します。もし基準あるいは慣例があれば、そこで記された内容を掲載する必要があります。アナウンスメントの作成・発行回数についても同様です。

特別に基準が無い場合は、通常の国際会議でのアナウンスメントを参考に掲載内容及び発行回数を検討する必要があります。通常の国際会議では規模によりますが、最低２−３回は更新したアナウンスメントを作成します。それらを、ファーストアナウンスメント、セカンドアナウンスメント、サードアナウンスメントと呼びます。会議によってはサーキュラーと言う表現を使用する場合も有ります。作成する時期により掲載内容は変わらざるを得ませんが、大きな項目としては次ぎの通りです。

開催概要

会議名称、日程、会場、公用語

開催組織

主催、後援、協賛、組織委員会及び各委員会リスト

プログラム案

実施の日程とその時間割、テーマ、パーティ、エクスカーション等学術会議の場合は発表の申込み要綱

参加者への情報

登録参加方法について、宿泊について、観光について、会場へのアクセス、その他参加者への便宜供与

各申込書類

登録申込書、宿泊・旅行申込書等

これ以外でも、展示会が有る場合にその関係記述や、開催都市の紹介・宣伝なども掲載されます。また、数回にわたってアナウンスメントを作成する場合は、それぞれのアナウンスメントをどういう狙いで作成・発行するのかを明確にしておく必要があります。たとえば

ファーストアナウンスメント:

会議の開催をまず告知することを優先して早い時期に作成・発行する。

セカンドアナウンスメント:

発表の募集、登録及び宿泊、旅行の案内を主に作成・発行する。

サードアナウンスメント:

プログラムの詳細内容を衆知させること、当日の会場へのアクセス等を主に作成・発行する。

等です。
なお、最近はホームページの普及に伴い、割合に簡単に会議の内容を更新でき、かつ衆知させることが可能になったので、アナウンスメントは本来の会議案内書としての目的から会議の広報・宣伝ツールの１つとして活用し、変更が多々起こりうる詳細なプログラム等はホームページを主とすることにして、アナウンスメントの掲載内容や発行時期を検討することも考え方としてあります。

Q3: 初めて国際会議を開く事になりました。一体どの位お金の掛るものなのか、見当も付きません。予算について教えて下さい。

A3: 国際観光振興会の調査によれば、日本国内で国際会議を開いた結果、参加者一人あたりに掛った諸費用の最近の平均は十万という統計結果がでております。この数字は豊富なデータをもとに算出されたものですが、それらの会議の様態は千差万別、つまりピンからキリまであり、期間にも長短があります。やり方によって、格安にも豪華にもなりえます。

Q4: 予算/経費を左右する主な要素を教えて下さい。

A4: 国際会議開催に必要な経費は項目が大変多いので、ここで全部を御紹介はできませんが、 下記の各要素は中でも予算上重要なものです。

1. 期間は何日か
2. ホテルのようなところを希望するのか会館のような公的ホールを使用するか
3. 同時通訳・逐次通訳をどのくらい利用するか(分科会にも全て入れるかなど)
4. パーティーやバンケットの回数や単価と、会費制にするかどうか
5. 印刷物のクオリティ、厚さ
6. 招待者の待遇(講演謝礼、航空運賃、宿泊料など)

Q5: 全体予算はどのようにして立てれば良いでしょうか?

A5: まず、予定しておられる国際会議の性格や雰囲気として、実質的な討議の場であるから地味でよいと思われるか、あるいは社交的な機能も持たせたいので華やかにしたいと思われるか、あるいはその中間位をお考えなのか、お決め下さい。
参加者数や開催都市の希望など、概要を教えて下さい。
あとは、私どものようなPCO(国際会議のプロ)にお任せ下さい。全体予算を立てて御覧にいれることができます。お悩みになる前にご相談下さい。

Q6: そのあとはどうなりますか?

A6: 大枠の予算が決ったら、登録料などの自己資金源と寄付金などの可能性を押さえて行きます。募金が必要な場合は、その計画の立て方や免税措置などについてもPCO協会の各社が懇切丁寧に御説明申し上げますので、ご遠慮無くお問い合わせ下さい。

Q7: 通訳形態にはどんな種類があるのですか？

A7: 逐次通訳と同時通訳があります。 例えば、日英通訳の場合をご説明します。逐次通訳では、英語での発言者が一区切り発言し、通訳者がその部分を日本語に訳すことを繰り返します。記者会見や外国人とのインタビューで、適度に区切りながらその都度訳していく、というような形態なので、ご覧になったことがあるのではないかと思われます。
同じ内容を他の言語で繰り返すことになりますので、通常の発言時間の二倍時間がかかることになります。このことを念頭においてプログラムを組むことが必要です。同時通訳は、まさに文字どおり、発言者が話すスピードとほぼ同じスピードで通訳者が他言語に訳していきます。この場合、通訳者、聴衆によい条件で発言者の話を聞いてもらえるよう専用の機材が必要になります。具体的には、発言者はマイクに向かって話し、通訳者は専用のブース(通訳者用の席)でヘッドホンから発言を聞き、ブース内のマイクから通訳された音声を送ります。聴衆はその音声を専用のレシーバ・イヤホンで聞く、という流れになります。
複雑なようですが、私どもでは通訳者の手配から同時通訳機材の手配まで、一括で承りますので、どんな状況でもご相談ください。

Q8: 言語数が三言語以上の場合はどうすればよいでしょうか？

A8: リレー方式で対応できます。
例えば、会議の公用語が、日本語、英語、ドイツ語、中国語だとします。 この場合、日本語・英語、日本語・ドイツ語、日本語・中国語の通訳者チームと3つの専用ブースを用意します。日本語の発言は各専用ブースから各言語に訳されます。英語の発言は、日本語に訳され、その日本語からドイツ語、中国語に訳されます。ドイツ語、中国語の発言も同様に一旦日本語に訳され、そこから各言語に訳されます。以下に簡単な図で、英語の発言の流れを示します。

この方式で心配されることは、一言語を介するため同時性が失われるのではないかと思われがちですが、実際には数秒程度の遅れで訳されていきます。なお、日本語を介さない通訳者、上の例でいえば、英語・ドイツ語、英語・中国語、またはドイツ語・中国語などの通訳者は日本にはほとんどおりません。 その国際会議のポリシーとして、英語・ドイツ語、英語・中国語などの通訳者を用意しなければならない場合には、海外在住の通訳者を招聘することになります。

もちろん、私どもでは海外在住で、日本語以外の言語間の通訳者を手配することも可能です。その場合には是非ご相談くださいますようお願い申し上げます。きっと、ご満足のいくご提案が可能と存じます。

[ご参考：　国連方式]
この通訳方法は原則として、一つのブースに3〜4ヶ国語を理解することが可能な通訳者が入り、ブース担当言語への一方通行の通訳になります。具体的には通訳者本人が、母国語以外で理解しやすい言語から母国語に通訳する形態を取るのが一般的です。日本語以外はリレー方式にはなりませんので、通訳精度の面からいえば、 リレー方式より質は高くなります。以下に簡単な図で流れをお示しします。


例えば仏語の発言の場合、仏語ブースは休み、その他は仏語を聞いて各言語に通訳しますが、 日本語だけは英語ブースから出た英語を聞いて日本語に通訳します。 日本語の発言は英語に通訳され、英語ブース以外の通訳者が各言語に通訳します。 ただし、日英を除く通訳者はすべて海外からの招聘となりますのでコストは上がります。